Handleiding exitgesprek

De laatste stap is het exit gesprek. Het is voor de organisatie en voor de medewerker belangrijk om het dienstverband goed af te sluiten. Aan de hand van het exitgesprek wordt nagegaan wat voor de medewerker de belangrijkste ontslagreden is. In een exitinterview krijgt de medewerker de ruimte terug te kijken op het dienstverband en als het ware te evalueren. De werkgever krijgt daarmee waardevolle feedback en kan door registratie van alle exitgesprekken inzicht krijgen in ontslagredenen. Indien er naar de mening van de leidinggevende te vaak vermijdbaar (en te betreuren) vertrek aan de orde is, is er input om na te gaan welke verbeteringen doorgevoerd kunnen worden.

Meer informatie is te vinden onder:

  • Houd exitgesprekken met alle medewerkers, zowel de medewerkers die de organisatie vrijwillig verlaten als de medewerkers die de organistatie nietvrijwillig verlaten.
  • Laat een (P&O) functionaris die niet zelf rechtstreeks leiding gaf aan de vertrekkende werknemer het gesprek voeren.
  • Mocht de medewerker geen gesprek wensen, laat hem dan het exitformulier invullen.
  • Houdt het exitgesprek vlak voor of vlak na het definitieve vertek van de werknemer.
  • Maak onderscheid tussen afscheids- en exitgesprek. Afscheidsgesprek is met de leidinggevende, als afsluiting van de arbeidsrelatie en administratieve zaken.
  • Bedenk bij stagiaires en leerlingen dat dit eventuele toekomstige werknemers zijn. Hun mening is belangrijk bij het werven van nieuwe medewerkers.
  • Een exitformulier kan de leidinggevende inzicht op een gestructureerde wijze krijgen. Bij bedrijven groter dan circa 100 medewerkers kunnen ook trends in vertrek ontdekt worden.
  • Houd contact met vertrekkende werknemers. Deze medewerkers zijn handig bij ondersteuning van eenmalige activiteiten waarbij extra personeel nodig is.

1. Inleiden gesprek
Geef aan wat de doelstelling van het gesprek is en hoe de informatie van de vertrekkende werknemer wordt verwerkt. Het accent op het exitgesprek ligt op de redenen waarom de werknemer vertrekt: kunnen daar voor de organisatie daar nog lessen uit worden getrokken? Als het vertrek betreurd wordt is het ook belangrijk om te weten of, en op welke manier dan, de werknemer voor de organisatie behouden had kunnen worden.

2.  Gezamenlijk doorlopen van gespreksonderwerpen

Loop gezamenlijk de gespreksonderwerpen door. De volgende onderwerpen moeten in ieder geval aan bod komen:

  • de functie en bijbehorende werkzaamheden;
  • arbeidsomstandigheden & arbeidsvoorwaarden;
  • samenwerking & communicatie leiding en collega’s;
  • ontwikkelingsmogelijkheden;

(zie verder Gespreksonderwerpen en voorbeeldvragen)

3. Bieden open ruimte voor opmerkingen en evaluatie
Geef los van de gestandaardiseerde gespreksonderwerpen ruimte voor opmerkingen die de vertrekkende werknemer nog kwijt wil.

4. Informeren naar en afspraken maken over toekomstige relatie
Bespreek met elkaar of er wederzijds behoefte is om contact te houden en op welke manier dat dan vorm kan krijgen. Maak hierover afspraken en wissel contactgegevens uit.

5. Afronden gesprek
Rond het gesprek af, eventueel met een korte samenvatting met de belangrijkste boodschap die de vertrekkende werknemer achterlaat en neem afscheid van elkaar.

U kunt ook rechtstreeks naar het Exitformulier pdf / word gaan, dat door de medewerker of de interviewer kan worden ingevuld.